Condizioni generali

1. Oggetto del servizio e clientela professionale

Snapflat consente di allestire su computer, tablet o telefono verbali di consegna, di riconsegna e intermedi: locali ed elementi, osservazioni, foto, contatori, chiavi, firme tracciate sullo schermo e documento PDF. Le funzioni e le quote disponibili dipendono dal piano dell’organizzazione e possono evolvere per migliorare il servizio o rispettare requisiti tecnici e legali. Il servizio è riservato ai professionisti — in particolare amministrazioni immobiliari, amministratori di proprietà per piani, proprietari di immobili di reddito, imprese, enti pubblici e associazioni — che lo utilizzano per la loro attività professionale o commerciale, compresa la gestione di immobili locativi; non è destinato ai consumatori. Iscrivendosi, il cliente conferma di agire a fini professionali. Il gestore può porre fine con effetto immediato al contratto di una persona che si è iscritta a fini privati. Restano riservate le disposizioni imperative a tutela dei consumatori. Gli inquilini e le altre parti che firmano un verbale non sono clienti di Snapflat e non acquisiscono per questo solo fatto alcun diritto nei confronti del gestore.

2. Account, organizzazione e membri

Chi crea un account conferma di essere autorizzato ad agire per l’organizzazione (amministrazione, proprietario, società). È responsabile dei membri che invita, dei ruoli che attribuisce loro e della riservatezza delle loro credenziali. Ogni atto compiuto con le credenziali di un membro è considerato compiuto dal cliente. Un account è personale e riservato alle persone dell’organizzazione del cliente; non può essere condiviso con terzi. Ogni uso abusivo o sospetto va segnalato senza indugio.

3. Piani e quote

Snapflat è offerto nei piani Gratuito, Pro e Business, le cui quote (in particolare il numero di verbali creati per mese civile e il numero di membri) e i cui prezzi sono indicati nella pagina Prezzi al momento della sottoscrizione. Una quota raggiunta blocca la creazione di nuovi verbali o l’invito di nuovi membri fino al mese successivo o al passaggio a un piano superiore; i dati esistenti restano accessibili.

4. Abbonamento offerto

Il gestore può, a sua sola discrezione, offrire a un cliente un piano a pagamento senza corrispettivo, per la durata indicata o fino a revoca. Un abbonamento offerto non conferisce alcun diritto a proroga o rinnovo e può essere modificato o revocato in qualsiasi momento. Alla sua scadenza l’organizzazione torna al piano Gratuito, salvo abbonamento a pagamento attivo.

5. Snapflat incluso in Nexikos

Per le società clienti di Nexikos, Snapflat è incluso nell’abbonamento Nexikos finché il collegamento tra le due applicazioni è attivo. Immobili, oggetti, contratti, inquilini e diritti degli utenti restano gestiti in Nexikos, che conferma i diritti a ogni apertura. La fine dell’abbonamento Nexikos o del collegamento pone fine a questa inclusione; i verbali registrati restano consultabili ed esportabili secondo le presenti condizioni.

6. Prezzi, pagamento e rinnovo

I prezzi sono indicati in franchi svizzeri; l’eventuale IVA è indicata al momento della sottoscrizione e nelle fatture. Il pagamento è gestito dal fornitore Stripe; Snapflat non registra alcun dato di carta. L’abbonamento è pagabile in anticipo e si rinnova automaticamente per lo stesso periodo (mese o anno) finché non è disdetto. Gli importi pagati non sono rimborsati, nemmeno pro rata, in caso di disdetta, cambio di piano o mancato utilizzo, riservate le disposizioni imperative e l’articolo 19. Il gestore può modificare i prezzi e le quote; ogni modifica sfavorevole al cliente è annunciata almeno 30 giorni prima per e-mail al titolare dell’account e nell’applicazione, e si applica solo a partire dal periodo successivo. Il cliente che non la accetta può disdire prima di tale data (articolo 7): non paga così mai il nuovo prezzo. In caso di pagamento non riuscito è concesso un termine di grazia di 7 giorni, poi l’organizzazione torna al piano Gratuito.

7. Disdetta e piano Gratuito

Il cliente può disdire il proprio abbonamento in qualsiasi momento da Il mio account → Abbonamento (portale di fatturazione); la disdetta ha effetto alla fine del periodo pagato. Il gestore può disdire unilateralmente il contratto, senza indicarne i motivi, con effetto alla fine del periodo pagato in corso, senza preavviso; non è dovuta alcuna indennità. In caso di abuso, in particolare di uso vietato (articolo 12), di violazione delle presenti condizioni, di uso illecito o fraudolento, di minaccia alla sicurezza, di aggiramento delle quote, di comportamento inappropriato nei confronti del gestore o di mancato pagamento, il gestore può, secondo la gravità, inviare un avvertimento, sospendere l’accesso immediatamente, in tutto o in parte, o disdire il contratto con effetto immediato; in caso di rischio per la sicurezza o di violazione manifesta del diritto, può agire senza avvertimento preventivo. Gli importi pagati non sono rimborsati e non è dovuta alcuna indennità. Dopo la disdetta l’organizzazione resta nel piano Gratuito: i verbali e i loro PDF restano consultabili e scaricabili.

8. Dati, proprietà, conservazione ed esportazione

Il cliente resta proprietario e responsabile dei propri dati e documenti (verbali, foto, firme, PDF). Concede al gestore, per la durata del contratto e poi della rotazione dei backup, una licenza non esclusiva e gratuita limitata a quanto necessario per ospitare, trattare, salvare, proteggere e trasmettere tali dati al fine di fornire il servizio e rispettare la legge; il gestore non li utilizza per nessun altro scopo. I verbali firmati e i loro PDF possono essere scaricati in qualsiasi momento, anche nel piano Gratuito; il gestore non garantisce la loro ripresa in un altro software. Il cliente è il solo responsabile di conservare proprie copie per tutto il tempo richiesto dai suoi obblighi legali (in particolare per tutta la durata della locazione e il termine di prescrizione delle pretese che ne derivano). Il gestore può cancellare i dati di un account inattivo da oltre 24 mesi dopo averne avvisato il cliente per e-mail almeno 60 giorni prima.

9. Backup e perdita di dati

L’intero sito e i suoi dati (banca dati, foto, firme e PDF) sono salvati automaticamente secondo due cicli: un salvataggio orario, eseguito ogni ora se i dati sono cambiati rispetto al precedente, e un salvataggio giornaliero. Le copie orarie sono conservate a rotazione: sono mantenute almeno le ultime ventiquattro, ogni nuova copia sostituisce la più vecchia. I salvataggi giornalieri sono conservati almeno quindici giorni. In caso di incidente (guasto, errore, attacco, disfunzione dell’hosting), il ripristino avviene dall’ultimo salvataggio disponibile: i dati inseriti, modificati, fotografati o firmati dopo tale salvataggio, ossia fino a un’ora di attività, possono andare definitivamente persi. Nella misura massima consentita dal diritto applicabile, il gestore non risponde della perdita di tali dati né delle sue conseguenze, in particolare la necessità di rifare un verbale, scattare nuovamente foto o raccogliere di nuovo firme; è fatta salva la responsabilità per dolo o colpa grave (art. 100 cpv. 1 CO). Il cliente scarica senza indugio il PDF di ogni verbale firmato e conserva copie proprie. I salvataggi servono al ripristino dell’intero servizio; non costituiscono un archivio a disposizione del cliente, che non può chiederne la restituzione elemento per elemento, e il gestore non è tenuto a ripristinare separatamente i dati di un singolo cliente o una versione precedente di un documento; non garantisce né l’ora di un salvataggio né la possibilità di ripristinare un salvataggio determinato. I salvataggi sono una misura di sicurezza del gestore, non un impegno sul livello di servizio; nessuna presentazione commerciale del servizio (in particolare «affidabile», «sicuro» od «ospitato in Svizzera») garantisce l’assenza di perdite di dati.

10. Firme e valore probatorio

Le firme tracciate sullo schermo sono firme elettroniche semplici; non costituiscono firme elettroniche qualificate ai sensi della legge sulla firma elettronica e dell’art. 14 cpv. 2bis CO. L’impronta SHA-256, la marca temporale e il registro forniti da Snapflat facilitano la prova dell’integrità del documento, ma il gestore non garantisce né la forza probatoria di un verbale né la sua ammissione da parte di un’autorità di conciliazione, di un tribunale o di un’altra parte. Il cliente verifica l’identità e la presenza dei firmatari, l’esattezza e la completezza del verbale prima della firma e ne consegna una copia alle parti. Resta il solo responsabile degli avvisi dei difetti e dei termini previsti dal diritto di locazione, in particolare l’avviso dei difetti al conduttore secondo l’art. 267a CO.

11. Foto e contenuti

Il cliente garantisce di disporre dei diritti necessari sulle foto e sui contenuti registrati, di evitare di fotografare persone, documenti o oggetti personali senza necessità e di informare gli inquilini e le altre parti del trattamento dei loro dati (nome, recapiti, firma, foto dell’alloggio).

12. Uso conforme e usi vietati

Il servizio deve essere usato in modo lecito. È in particolare vietato usarlo per allestire verbali, constatazioni o documenti falsi, retrodatati o ingannevoli, far firmare una parte senza la sua presenza o senza il suo consenso, usurpare l’identità altrui (amministrazione, locatore, inquilino), inviare messaggi non richiesti (spam), commettere o agevolare una frode, trattare dati senza base legale o contenuti illeciti, aggirare le quote o le misure di sicurezza, copiare, estrarre in massa o decompilare il software, condividere un account al di fuori dell’organizzazione del cliente o sovraccaricare intenzionalmente il servizio. In caso di violazione, il gestore procede secondo l’articolo 7.

13. Disponibilità e manutenzione

Il gestore tratta i bug, i malfunzionamenti, le interruzioni e le indisponibilità, pianificati o no, secondo il principio del massimo impegno (« best effort basis »), senza obbligo di risultato. Esso non garantisce né la disponibilità del servizio né un tempo di risposta o di risoluzione, e non assume alcun impegno sul tasso di disponibilità. Le correzioni sono eseguite il più rapidamente possibile entro limiti ragionevoli, senza termine garantito. Le manutenzioni pianificate sono annunciate quando possibile. Manutenzioni, incidenti tecnici, guasti dei fornitori (hosting, e-mail, pagamento) o interventi di sicurezza possono rendere il servizio temporaneamente indisponibile. Le interruzioni e i bug non danno diritto ad alcun indennizzo, credito o rimborso, salvo se la legge lo impone. La responsabilità per dolo o colpa grave resta riservata (art. 100 cpv. 1 CO). I backup orari e giornalieri descritti al punto 9 limitano la perdita di dati in caso di incidente. In particolare, il servizio può essere indisponibile durante un appuntamento di consegna o in caso di guasto della rete mobile; il cliente prevede una soluzione alternativa (verbale su carta). Supporto: le richieste di supporto e le segnalazioni di anomalie sono trattate secondo la loro natura e le risorse disponibili. Salvo accordo scritto separato, nessun termine di conferma di ricezione, risposta, correzione o risoluzione è garantito, e nessun obbligo di risultato è assunto per la risoluzione di un ticket. Nessun livello di servizio è garantito, salvo accordo scritto separato.

14. Sicurezza e fuga di dati

Il gestore adotta misure di sicurezza tecniche e organizzative ragionevoli (connessioni cifrate, controllo degli accessi, cifratura dei segreti, backup, registrazione degli eventi). Il cliente comprende e accetta tuttavia che nessun sistema informatico è completamente al riparo da attacchi, errori o guasti e che una fuga, una perdita o un accesso non autorizzato ai dati non può mai essere escluso. Nella misura massima consentita dal diritto applicabile, il gestore non può essere ritenuto responsabile dei danni derivanti da una fuga di dati, in particolare da un accesso non autorizzato di terzi, salvo dolo o colpa grave. Il cliente resta responsabile della riservatezza degli accessi dei propri utenti, delle proprie esportazioni e copie di sicurezza nonché dei propri obblighi verso le persone interessate. In caso di violazione della sicurezza dei dati, il gestore ne informa il cliente il prima possibile. Per il supporto, la sicurezza e il rispetto della legge, il gestore può accedere ai dati dei clienti (organizzazioni, utenti, verbali, foto e firme) mediante un account di amministrazione dedicato («superpower»), in sola lettura per impostazione predefinita; ogni consultazione è registrata (data, organizzazione, pagina consultata) e il registro non può essere cancellato dall’applicazione; l’account può essere disattivato in qualsiasi momento.

15. Limitazione di responsabilità

La responsabilità del gestore, dei suoi organi e dei suoi ausiliari è esclusa nella misura massima consentita dal diritto applicabile, qualunque ne sia il fondamento (contratto, atto illecito o altro); resta solo la responsabilità per dolo o colpa grave (art. 100 cpv. 1 CO). È quindi esclusa la responsabilità per colpa lieve o media, come pure quella per i suoi ausiliari (art. 101 cpv. 2 CO). È in particolare esclusa ogni responsabilità per danni indiretti o consequenziali, mancato guadagno, perdita di pigioni, di garanzie, di pretese verso un inquilino, di risparmi o di clientela, perdita o alterazione di dati o di foto, errori od omissioni dei verbali, della convenzione di uscita o dei documenti prodotti, la contestazione di una firma, il contenuto di una constatazione allestita dal cliente e dalle parti (articolo 26), le interruzioni del servizio e gli atti di terzi (hosting, fornitore di pagamento, fornitore di posta elettronica, Nexikos, attacchi informatici). Se la responsabilità del gestore è comunque data, essa è limitata, per l’insieme dei danni di un anno civile, all’importo dei canoni effettivamente pagati dal cliente nei dodici mesi precedenti l’evento dannoso, e a zero per un’organizzazione nel piano Gratuito, con un abbonamento offerto o inclusa in Nexikos. Restano riservate le disposizioni imperative della legge, in particolare in caso di dolo o colpa grave (art. 100 CO), di morte o lesioni personali e secondo la legge federale sulla responsabilità per danno da prodotti (LRDP). Ogni reclamo deve essere notificato per iscritto al gestore entro 60 giorni dalla conoscenza del danno. I casi di forza maggiore sono disciplinati dall’articolo 25.

16. Obblighi del cliente e manleva

Il cliente è il solo responsabile dei contenuti inseriti, fotografati, firmati o inviati con Snapflat, del rispetto del diritto di locazione e del diritto della protezione dei dati (agisce quale titolare del trattamento dei dati dei propri inquilini e mandanti, il gestore quale responsabile del trattamento), nonché dell’esattezza di verbali, letture, importi e convenzioni prima del loro utilizzo. Il cliente manleva e tiene indenne il gestore da qualsiasi pretesa, multa, spesa e ripetibile, comprese ragionevoli spese legali, di inquilini, mandanti, autorità o altri terzi in relazione all’utilizzo del servizio da parte del cliente o dei suoi utenti o a una violazione delle presenti condizioni. Contenuti dei clienti: il cliente è il solo responsabile dei dati, testi, documenti e file che inserisce, importa o trasmette mediante l’applicazione, nonché della loro esattezza, liceità e dei diritti necessari (in particolare la protezione dei dati dei suoi inquilini, clienti e mandanti). Il gestore non ne verifica il contenuto e non ne assume alcuna responsabilità, nei limiti del diritto imperativo; può eliminare o bloccare qualsiasi contenuto manifestamente illecito o segnalato come tale. Il cliente manleva il gestore da qualsiasi pretesa di terzi legata a tali contenuti.

17. Servizio fornito nello stato in cui si trova

Il servizio è fornito «nello stato in cui si trova» e «secondo disponibilità». Il gestore non garantisce che il servizio sia privo di errori, adatto a un uso particolare o conforme alla situazione giuridica del cliente; Snapflat non fornisce alcuna consulenza giuridica. I modelli di locali e di elementi e la convenzione di uscita (quota a carico secondo la durata di vita) sono aiuti indicativi che il cliente verifica e adatta. Le pagine commerciali, la documentazione e i messaggi pubblicitari descrivono il servizio; non costituiscono né una garanzia né un impegno di risultato, fanno fede solo le presenti condizioni. Il gestore può in qualsiasi momento far evolvere, limitare o ritirare funzionalità; può sospendere l’accesso senza preavviso in caso di rischio per la sicurezza, uso abusivo o mancato pagamento. Le presenti condizioni sono modificate solo secondo l’articolo 20. Il gestore può ricorrere ai subfornitori di sua scelta (hosting, pagamento, posta elettronica), secondo l’articolo 24.

18. Comunicazioni commerciali

Il cliente autorizza il gestore, nei limiti della legge applicabile, a utilizzare i dati di contatto dell’account e professionali per presentare servizi, novità e offerte relativi a Snapflat e Nexikos. Sono esclusi i dati degli inquilini o di altri terzi. Il cliente può opporsi a tali comunicazioni in qualsiasi momento.

19. Trasferimento dell’applicazione a un’altra impresa

Nei limiti del diritto imperativo, il gestore può in qualsiasi momento e senza chiedere il consenso preventivo del cliente trasferire a una o più altre società, in tutto o in parte, l’applicazione Snapflat, in particolare la sua gestione, la fatturazione e l’incasso degli abbonamenti, il supporto, la manutenzione e lo sviluppo, nonché i contratti in corso e i dati necessari alla prosecuzione del servizio, anche in caso di vendita, fusione, ripresa o riorganizzazione. Accettando le presenti condizioni, il cliente dà fin d’ora il proprio consenso a tale trasferimento o cessione; il trasferimento gli è annunciato via e-mail all’indirizzo del suo account, se possibile almeno 30 giorni prima. I dati e i backup di produzione restano ospitati in Svizzera e la società subentrante riprende gli impegni del gestore in materia di protezione dei dati. Se la società subentrante trasferisce l’hosting dei dati fuori dalla Svizzera o ne riduce in modo importante il livello di sicurezza, il cliente può disdire il contratto con effetto immediato e scaricare i propri dati; in deroga all’articolo 6, gli è allora rimborsata la parte non utilizzata del periodo già pagato.

20. Modifica delle condizioni

Il gestore può modificare le presenti condizioni. Ogni modifica sostanziale è annunciata almeno 30 giorni prima della sua entrata in vigore, per e-mail ai titolari degli account clienti e tramite un avviso nell’applicazione; la nuova versione, la sua data di entrata in vigore e le versioni precedenti sono pubblicate su questa pagina. Una modifica puramente redazionale, o imposta dalla legge o da un’autorità, può entrare in vigore prima. Il cliente che rifiuta una modifica può disdire il proprio abbonamento prima della data di entrata in vigore; la disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato e fino a tale data continuano ad applicarsi le condizioni precedenti. La nuova versione è accettata dal titolare dell’account nell’applicazione (articolo 23); in mancanza, continuare a usare il servizio dopo la data di entrata in vigore vale come accettazione.

21. Diritto applicabile e foro

Si applica il diritto svizzero, escluse le norme di conflitto. Salvi i fori imperativi previsti dalla legge, il foro esclusivo è quello della sede del gestore.

22. Clausola di salvaguardia

Se una clausola delle presenti condizioni, in particolare una limitazione di responsabilità, è dichiarata nulla o inapplicabile, è sostituita dalla clausola valida più vicina all’intenzione delle parti, in particolare dalla limitazione di responsabilità più ampia ammessa dal diritto applicabile; le altre clausole restano in vigore.

23. Accettazione e prova

Le presenti condizioni sono accettate all’iscrizione mediante una casella obbligatoria, a ogni sottoscrizione e poi, a ogni nuova versione, dal titolare dell’account nell’applicazione, spuntando una casella e confermando. Ogni accettazione è registrata con l’account, l’organizzazione, la versione, un’impronta digitale (SHA-256) del testo accettato nelle quattro lingue, la data e l’ora e l’indirizzo IP mascherato. Questa registrazione fa fede tra le parti, salvo prova contraria. Le versioni pubblicate non sono mai modificate e restano consultabili su questa pagina.

24. Trattamento dei dati per conto del cliente

Per i dati di inquilini, locatori, mandanti e altre persone che il cliente inserisce in Snapflat (nomi, recapiti, foto dell’alloggio, firme), il cliente è il titolare del trattamento e il gestore agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 9 nLPD (e, se applicabile, dell’art. 28 RGPD). Il gestore tratta tali dati solo per fornire il servizio, secondo le presenti condizioni e le istruzioni che il cliente impartisce usando l’applicazione; impone la riservatezza alle persone autorizzate, applica le misure di sicurezza dell’articolo 14, informa il cliente al più presto di una violazione della sicurezza dei dati, lo assiste ragionevolmente nel rispondere alle richieste delle persone interessate e cancella i dati alla fine del contratto secondo l’articolo 8. Il cliente autorizza il ricorso ai sub-responsabili indicati nell’informativa sulla privacy (in particolare hosting in Svizzera, pagamento e invio delle e-mail); ogni nuovo sub-responsabile è annunciato secondo la procedura dell’articolo 20 e il cliente che lo rifiuta può disdire. I dati restano ospitati in Svizzera.

25. Forza maggiore

Nessuna parte risponde dell’inadempimento dei propri obblighi causato da un evento al di fuori del suo ragionevole controllo, in particolare catastrofi naturali, guerra, terrorismo, epidemie, decisioni di un’autorità, interruzioni generali di elettricità o di telecomunicazioni, guasti gravi dell’hosting o attacchi informatici di portata eccezionale. Gli obblighi interessati sono sospesi per la durata dell’evento, senza indennizzo. Se l’interruzione dura più di trenta giorni, ciascuna parte può disdire il contratto con effetto immediato.

26. Ruolo di Snapflat nel verbale

Snapflat è uno strumento di inserimento e di impaginazione: il verbale è allestito dal cliente e dalle parti, che ne determinano da soli il contenuto. Il gestore non è parte né della locazione né della constatazione, non assiste al sopralluogo e non agisce né come perito né come pubblico ufficiale; non verifica né l’identità dei firmatari, né lo stato reale dell’alloggio, né l’esattezza delle letture. L’invio del PDF alle parti per e-mail non ne garantisce né la ricezione né la lettura: il cliente consegna un esemplare a ogni parte con un mezzo di cui può provare la consegna e rispetta egli stesso i termini del diritto di locazione (in particolare l’avviso dei difetti secondo l’art. 267a CO). In caso di indisponibilità del servizio durante un appuntamento, il cliente allestisce la constatazione con un altro mezzo (articolo 13).

27. Lingua

Le presenti condizioni sono redatte in francese, tedesco, italiano e inglese. In caso di divergenza tra queste versioni, fa fede la versione francese.

28. Proprietà intellettuale

Il software Snapflat, il suo marchio, la sua interfaccia, i suoi testi e i suoi elementi grafici sono di proprietà di Leologic Sàrl, titolare di tutti i diritti di proprietà intellettuale, che gestisce anche il servizio. Il cliente riceve un diritto d’uso non esclusivo e non trasferibile, limitato alla durata del suo abbonamento e al normale uso del servizio; nessun altro diritto è ceduto. I dati, le foto e i documenti inseriti dal cliente restano di sua proprietà.

Gestore