Conditions générales

1. Objet du service et clientèle professionnelle

Snapflat permet d’établir sur ordinateur, tablette ou téléphone des états des lieux d’entrée, de sortie et intermédiaires : pièces et éléments, observations, photos, compteurs, clés, signatures tracées sur l’écran et document PDF. Les fonctions et quotas disponibles dépendent du plan de l’organisation et peuvent évoluer afin d’améliorer le service ou de respecter des exigences techniques et légales. Le service est réservé aux professionnels — notamment régies, gérances, administrateurs de propriétés par étages, propriétaires d’immeubles de rendement, entreprises, collectivités et associations — qui l’utilisent pour leur activité professionnelle ou commerciale, y compris la gestion d’immeubles locatifs ; il n’est pas destiné aux consommateurs. En s’inscrivant, le client confirme agir à des fins professionnelles. L’exploitant peut mettre fin avec effet immédiat au contrat d’une personne qui s’est inscrite à des fins privées. Les dispositions impératives protégeant les consommateurs demeurent réservées. Les locataires et autres parties qui signent un état des lieux ne sont pas clients de Snapflat et n’acquièrent de ce seul fait aucun droit envers l’exploitant.

2. Compte, organisation et membres

La personne qui crée un compte confirme être autorisée à agir pour l’organisation (régie, propriétaire, société). Elle est responsable des membres qu’elle invite, des rôles qu’elle leur attribue et de la confidentialité de leurs identifiants. Tout acte accompli avec les identifiants d’un membre est réputé accompli par le client. Un compte est personnel et réservé aux personnes de l’organisation du client ; il ne peut pas être partagé avec des tiers. Toute utilisation abusive ou suspecte doit être signalée sans délai.

3. Plans et quotas

Snapflat est proposé en plans Gratuit, Pro et Business, dont les quotas (notamment le nombre d’états des lieux créés par mois civil et le nombre de membres) et les prix sont affichés sur la page Tarifs au moment de la souscription. Un quota atteint bloque la création de nouveaux états des lieux ou l’invitation de nouveaux membres jusqu’au mois suivant ou jusqu’au passage à un plan supérieur ; les données existantes restent accessibles.

4. Abonnement offert

L’exploitant peut, à sa seule discrétion, offrir à un client un plan payant sans contrepartie, pour la durée qu’il indique ou jusqu’à révocation. Un abonnement offert ne confère aucun droit à sa prolongation ou à son renouvellement ; il peut être modifié ou retiré en tout temps. À son terme, l’organisation revient au plan Gratuit, sauf abonnement payant actif.

5. Snapflat inclus dans Nexikos

Pour les sociétés clientes de Nexikos, Snapflat est inclus dans l’abonnement Nexikos lorsque la liaison entre les deux applications est active. Les immeubles, objets, baux, locataires et droits des utilisateurs restent gérés dans Nexikos, qui confirme les droits à chaque ouverture. La fin de l’abonnement Nexikos ou de la liaison met fin à cette inclusion ; les états des lieux enregistrés restent consultables et exportables selon les présentes conditions.

6. Prix, paiement et renouvellement

Les prix sont indiqués en francs suisses ; la TVA éventuellement applicable est indiquée lors de la souscription et sur les factures. Le paiement est traité par le prestataire Stripe ; Snapflat n’enregistre aucune donnée de carte. L’abonnement est payable d’avance et se renouvelle automatiquement pour la même période (mois ou année) tant qu’il n’est pas résilié. Les montants payés ne sont pas remboursés, même au prorata, en cas de résiliation, de changement de plan ou de non-utilisation, sous réserve des dispositions impératives et de l’article 19. L’exploitant peut modifier les prix et les quotas ; toute modification défavorable au client est annoncée au moins 30 jours à l’avance par e-mail au propriétaire du compte et dans l’application, et ne s’applique qu’à partir de la période suivante. Le client qui ne l’accepte pas peut résilier avant cette date (article 7) : il ne paie alors jamais le nouveau prix. En cas d’échec de paiement, un délai de grâce de 7 jours est accordé, puis l’organisation revient au plan Gratuit.

7. Résiliation et plan Gratuit

Le client peut résilier son abonnement en tout temps depuis Mon compte → Abonnement (portail de facturation) ; la résiliation prend effet à la fin de la période payée. L’exploitant peut résilier unilatéralement le contrat, sans avoir à indiquer de motif, avec effet à la fin de la période payée en cours, sans préavis ; aucune indemnité n’est due. En cas d’abus, notamment d’usage interdit (article 12), de violation des présentes conditions, d’usage illicite ou frauduleux, d’atteinte à la sécurité, de contournement des quotas, de comportement inapproprié envers l’exploitant ou de défaut de paiement, l’exploitant peut, selon la gravité, adresser un avertissement, suspendre l’accès immédiatement, en tout ou en partie, ou résilier le contrat avec effet immédiat ; en cas de risque pour la sécurité ou de violation manifeste du droit, il peut agir sans avertissement préalable. Les montants payés ne sont pas remboursés et aucune indemnité n’est due. Après résiliation, l’organisation est maintenue en plan Gratuit : les états des lieux et leurs PDF restent consultables et téléchargeables.

8. Données, propriété, conservation et export

Le client reste propriétaire et responsable de ses données et documents (états des lieux, photos, signatures, PDF). Il accorde à l’exploitant, pour la durée du contrat puis de la rotation des sauvegardes, une licence non exclusive et gratuite limitée à ce qui est nécessaire pour héberger, traiter, sauvegarder, sécuriser et transmettre ces données afin de fournir le service et de respecter la loi ; l’exploitant ne les utilise à aucune autre fin. Les états des lieux signés et leurs PDF peuvent être téléchargés à tout moment, y compris en plan Gratuit ; l’exploitant ne garantit pas leur reprise dans un autre logiciel. Le client est seul responsable de conserver ses propres copies aussi longtemps que l’exigent ses obligations légales (notamment pendant toute la durée du bail et le délai de prescription des prétentions qui en découlent). L’exploitant peut supprimer les données d’un compte inactif depuis plus de 24 mois après en avoir averti le client par e-mail au moins 60 jours à l’avance.

9. Sauvegardes et perte de données

L’ensemble du site et de ses données (base de données, photos, signatures et PDF) est sauvegardé automatiquement selon deux cycles : une sauvegarde horaire, faite chaque heure lorsque des données ont changé depuis la précédente, et une sauvegarde quotidienne. Les copies horaires sont conservées par roulement : au moins les vingt-quatre dernières sont gardées, chaque nouvelle copie remplaçant la plus ancienne. Les sauvegardes quotidiennes sont conservées au moins quinze jours. En cas d’incident (panne, erreur, attaque, défaillance de l’hébergeur), la restauration se fait à partir de la dernière sauvegarde disponible : les données saisies, modifiées, photographiées ou signées depuis cette sauvegarde, soit jusqu’à une heure d’activité, peuvent être définitivement perdues. Dans toute la mesure permise par le droit applicable, l’exploitant n’est pas responsable de la perte de ces données ni de ses conséquences, notamment la nécessité de refaire un état des lieux, de reprendre des photos ou de recueillir à nouveau des signatures ; la responsabilité pour dol ou faute grave (art. 100 al. 1 CO) est réservée. Le client télécharge sans délai le PDF de chaque état des lieux signé et conserve ses propres copies. Les sauvegardes servent à la remise en état de l’ensemble du service ; elles ne constituent pas une archive mise à la disposition du client, qui ne peut pas en demander la restitution élément par élément, et l’exploitant n’est pas tenu de restaurer isolément les données d’un seul client ni une version antérieure d’un document ; il ne garantit ni l’heure d’une sauvegarde ni la possibilité de restaurer une sauvegarde déterminée. Les sauvegardes sont une mesure de sécurité de l’exploitant, non un engagement de niveau de service ; aucune présentation commerciale du service (notamment « fiable », « sécurisé » ou « hébergé en Suisse ») ne garantit l’absence de perte de données.

10. Signatures et valeur probante

Les signatures tracées sur l’écran sont des signatures électroniques simples ; elles ne constituent pas des signatures électroniques qualifiées au sens de la loi sur la signature électronique et de l’art. 14 al. 2bis CO. L’empreinte SHA-256, l’horodatage et le journal fournis par Snapflat facilitent la preuve de l’intégrité du document, mais l’exploitant ne garantit ni la force probante d’un état des lieux, ni son admission par une autorité de conciliation, un tribunal ou une autre partie. Le client vérifie l’identité et la présence des signataires, l’exactitude et l’exhaustivité du constat avant signature, et remet un exemplaire aux parties. Il reste seul responsable des avis de défauts et des délais prévus par le droit du bail, notamment l’avis des défauts au locataire selon l’art. 267a CO.

11. Photos et contenus

Le client garantit disposer des droits nécessaires sur les photos et contenus qu’il enregistre, éviter de photographier des personnes, documents ou objets personnels sans nécessité, et informer les locataires et autres parties du traitement de leurs données (nom, coordonnées, signature, photos du logement).

12. Utilisation conforme et usages interdits

Le service doit être utilisé de manière licite. Il est notamment interdit de l’utiliser pour établir des états des lieux, constats ou documents faux, antidatés ou trompeurs, faire signer une partie sans sa présence ou sans son accord, usurper l’identité d’autrui (régie, bailleur, locataire), envoyer des messages non sollicités (spam), commettre ou faciliter une fraude, traiter des données sans base légale ou des contenus illicites, contourner les quotas ou les mesures de sécurité, copier, extraire massivement ou décompiler le logiciel, partager un compte en dehors de l’organisation du client, ou surcharger volontairement le service. En cas de violation, l’exploitant procède selon l’article 7.

13. Disponibilité et maintenance

L’exploitant traite les bugs, dysfonctionnements, interruptions et indisponibilités, planifiés ou non, selon une obligation de moyens (« best effort basis ») et non de résultat. Il ne garantit ni la disponibilité du service, ni un délai de réponse ou de résolution, et ne prend aucun engagement de taux de disponibilité. Les corrections sont effectuées aussi rapidement que raisonnablement possible, sans délai garanti. Les maintenances planifiées sont annoncées lorsque c’est possible. Des maintenances, incidents techniques, pannes de prestataires (hébergement, e-mail, paiement) ou interventions de sécurité peuvent rendre le service temporairement indisponible. Les interruptions et les bugs ne donnent droit à aucune indemnité, aucun crédit ni aucun remboursement, sauf si la loi l’impose. La responsabilité pour dol ou faute grave reste réservée (art. 100 al. 1 CO). Les sauvegardes horaires et quotidiennes décrites au chiffre 9 limitent la perte de données en cas d’incident. En particulier, le service peut être indisponible au moment d’un rendez-vous d’état des lieux ou en cas de défaillance du réseau mobile ; le client prévoit une solution de repli (constat sur papier). Support : les demandes de support et signalements d’anomalies sont traités selon leur nature et les ressources disponibles. Sauf accord écrit séparé, aucun délai d’accusé de réception, de réponse, de correction ou de résolution n’est garanti, et aucune obligation de résultat n’est assumée pour la résolution d’un ticket. Aucun niveau de service n’est garanti, sauf accord écrit séparé.

14. Sécurité et fuite de données

L’exploitant met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables (connexions chiffrées, contrôle des accès, chiffrement des secrets, sauvegardes, journalisation). Le client comprend et accepte toutefois qu’aucun système informatique n’est totalement à l’abri d’une attaque, d’une erreur ou d’une défaillance, et qu’une fuite, une perte ou un accès non autorisé aux données ne peut jamais être exclu. Dans toute la mesure permise par le droit applicable, l’exploitant ne peut pas être tenu responsable des dommages résultant d’une fuite de données, notamment d’un accès non autorisé par des tiers, sauf faute intentionnelle ou négligence grave de sa part. Le client reste responsable de la confidentialité des accès de ses utilisateurs, de ses propres exports et sauvegardes ainsi que de ses obligations envers les personnes concernées. En cas de violation de la sécurité des données, l’exploitant en informe le client dans les meilleurs délais. Pour le support, la sécurité et le respect de la loi, l’exploitant peut accéder aux données des clients (organisations, utilisateurs, états des lieux, photos et signatures) au moyen d’un compte d’administration dédié (« superpower »), en lecture seule par défaut ; chaque consultation est journalisée (date, organisation, écran consulté) et le journal ne peut pas être effacé depuis l’application ; ce compte peut être désactivé à tout moment.

15. Limitation de responsabilité

La responsabilité de l’exploitant, de ses organes et de ses auxiliaires est exclue dans toute la mesure permise par le droit applicable, quel qu’en soit le fondement (contrat, acte illicite ou autre) ; seule demeure la responsabilité pour dol ou faute grave (art. 100 al. 1 CO). Sont ainsi exclues la responsabilité pour toute faute légère ou moyenne, de même que la responsabilité pour ses auxiliaires (art. 101 al. 2 CO). Est en particulier exclue toute responsabilité pour les dommages indirects ou consécutifs, le manque à gagner, la perte de loyers, de garanties, de prétentions envers un locataire, d’économies ou de clientèle, la perte ou l’altération de données ou de photos, les erreurs ou omissions des états des lieux, de la convention de sortie ou des documents produits, la contestation d’une signature, le contenu d’un constat établi par le client et les parties (article 26), les interruptions de service et les actes de tiers (hébergeur, prestataire de paiement, fournisseur de messagerie, Nexikos, attaques informatiques). Si la responsabilité de l’exploitant est néanmoins engagée, elle est limitée, pour l’ensemble des dommages d’une année civile, au montant des redevances effectivement payées par le client durant les douze mois précédant l’événement dommageable, et à zéro pour une organisation en plan Gratuit, bénéficiant d’un abonnement offert ou incluse dans Nexikos. Les dispositions impératives de la loi, notamment en cas de dol ou de faute grave (art. 100 CO), en cas d’atteinte à la vie ou à l’intégrité corporelle et selon la loi fédérale sur la responsabilité du fait des produits (LRFP), sont réservées. Toute réclamation doit être notifiée par écrit à l’exploitant dans les 60 jours suivant la connaissance du dommage. Les cas de force majeure sont réglés à l’article 25.

16. Obligations du client et garantie

Le client est seul responsable des contenus qu’il saisit, photographie, signe ou envoie avec Snapflat, du respect du droit du bail et du droit de la protection des données (il agit comme responsable du traitement des données de ses locataires et mandants, l’exploitant comme sous-traitant), ainsi que de l’exactitude des états des lieux, relevés, montants et conventions avant leur utilisation. Le client garantit l’exploitant et le relève de toute prétention, amende, frais et dépens, y compris les frais d’avocat raisonnables, émanant de locataires, mandants, autorités ou autres tiers en lien avec l’utilisation du service par le client ou ses utilisateurs, ou avec une violation des présentes conditions. Contenu des clients : le client est seul responsable des données, textes, documents et fichiers qu’il saisit, importe ou transmet au moyen de l’application, ainsi que de leur exactitude, de leur licéité et des droits nécessaires (notamment protection des données de ses locataires, clients et mandants). L’exploitant n’en vérifie pas le contenu et n’en assume aucune responsabilité, dans les limites du droit impératif ; il peut supprimer ou bloquer tout contenu manifestement illicite ou signalé comme tel. Le client relève l’exploitant de toute prétention de tiers liée à ce contenu.

17. Service fourni en l’état

Le service est fourni « en l’état » et « selon disponibilité ». L’exploitant ne garantit pas que le service soit exempt d’erreurs, adapté à un usage particulier ou conforme à la situation juridique du client ; Snapflat ne fournit aucun conseil juridique. Les modèles de pièces, d’éléments et la convention de sortie (part à charge selon la durée de vie) sont des aides indicatives que le client vérifie et adapte. Les pages commerciales, la documentation et les messages publicitaires décrivent le service ; ils ne constituent ni une garantie ni un engagement de résultat, seules les présentes conditions faisant foi. L’exploitant peut en tout temps faire évoluer, restreindre ou retirer des fonctionnalités ; il peut suspendre l’accès sans préavis en cas de risque de sécurité, d’usage abusif ou de défaut de paiement. Les présentes conditions ne sont modifiées que selon l’article 20. L’exploitant peut recourir aux sous-traitants de son choix (hébergement, paiement, messagerie), selon l’article 24.

18. Communications commerciales

Le client autorise l’exploitant, dans les limites du droit applicable, à utiliser ses coordonnées de compte et professionnelles pour lui présenter des services, nouveautés et offres liés à Snapflat et à Nexikos. Cette utilisation ne couvre pas les données des locataires ou autres tiers. Le client peut s’opposer à ces communications à tout moment.

19. Transfert de l’application à une autre entreprise

Dans les limites du droit impératif, l’exploitant peut, à tout moment et sans demander l’accord préalable du client, transférer à une ou plusieurs autres sociétés, en tout ou partie, l’application Snapflat, notamment son exploitation, la facturation et l’encaissement des abonnements, le support, la maintenance et le développement, ainsi que les contrats en cours et les données nécessaires à la poursuite du service, y compris en cas de vente, de fusion, de reprise ou de réorganisation. Par l’acceptation des présentes conditions, le client donne d’ores et déjà son accord à un tel transfert ou à une telle cession ; le transfert lui est annoncé par e-mail à l’adresse de son compte, si possible au moins 30 jours à l’avance. Les données et sauvegardes de production restent hébergées en Suisse et la société reprenante reprend les engagements de l’exploitant en matière de protection des données. Si la société reprenante transfère l’hébergement des données hors de Suisse ou réduit de manière importante leur niveau de sécurité, le client peut résilier le contrat avec effet immédiat et télécharger ses données ; par dérogation à l’article 6, la part non utilisée de la période déjà payée lui est alors remboursée.

20. Modification des conditions

L’exploitant peut modifier les présentes conditions. Toute modification substantielle est annoncée au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, par e-mail aux propriétaires des comptes clients et par un avis dans l’application ; la nouvelle version, sa date d’entrée en vigueur et les versions précédentes sont publiées sur cette page. Une modification purement rédactionnelle, ou imposée par la loi ou par une autorité, peut entrer en vigueur plus tôt. Le client qui refuse une modification peut résilier son abonnement avant la date d’entrée en vigueur ; la résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée et les conditions antérieures continuent de s’appliquer jusqu’à cette date. La nouvelle version est acceptée par le propriétaire du compte dans l’application (article 23) ; à défaut, la poursuite de l’utilisation après la date d’entrée en vigueur vaut acceptation.

21. Droit applicable et for

Le droit suisse est applicable, à l’exclusion des règles de conflit de lois. Sous réserve des fors impératifs prévus par la loi, le for exclusif est au siège de l’exploitant.

22. Clause de sauvegarde

Si une clause des présentes conditions, notamment une limitation de responsabilité, est déclarée nulle ou inapplicable, elle est remplacée par la clause valable la plus proche de l’intention des parties, en particulier par la limitation de responsabilité la plus étendue admise par le droit applicable ; les autres clauses restent en vigueur.

23. Acceptation et preuve

Les présentes conditions sont acceptées à l’inscription au moyen d’une case à cocher obligatoire, lors de chaque souscription, puis, à chaque nouvelle version, par le propriétaire du compte dans l’application, en cochant une case et en confirmant. Chaque acceptation est enregistrée avec le compte, l’organisation, la version, une empreinte numérique (SHA-256) du texte accepté dans les quatre langues, la date et l’heure ainsi que l’adresse IP masquée. Cet enregistrement fait foi entre les parties, sauf preuve du contraire. Les versions publiées ne sont jamais modifiées et restent consultables sur cette page.

24. Traitement des données pour le compte du client

Pour les données des locataires, bailleurs, mandants et autres personnes que le client saisit dans Snapflat (noms, coordonnées, photos du logement, signatures), le client est responsable du traitement et l’exploitant agit comme sous-traitant au sens de l’art. 9 nLPD (et, lorsqu’il s’applique, de l’art. 28 RGPD). L’exploitant traite ces données uniquement pour fournir le service, selon les présentes conditions et les instructions du client données par l’utilisation de l’application ; il impose la confidentialité aux personnes autorisées, applique les mesures de sécurité de l’article 14, informe le client dans les meilleurs délais d’une violation de la sécurité des données, l’assiste raisonnablement pour répondre aux demandes des personnes concernées et supprime les données à la fin du contrat selon l’article 8. Le client autorise le recours aux sous-traitants indiqués dans la politique de confidentialité (notamment l’hébergement en Suisse, le paiement et l’envoi des e-mails) ; tout nouveau sous-traitant est annoncé selon la procédure de l’article 20, et le client qui le refuse peut résilier. Les données restent hébergées en Suisse.

25. Force majeure

Aucune partie ne répond de l’inexécution de ses obligations causée par un événement hors de son contrôle raisonnable, notamment catastrophe naturelle, guerre, terrorisme, épidémie, décision d’une autorité, panne générale d’électricité ou de télécommunications, défaillance majeure de l’hébergeur ou attaque informatique d’ampleur exceptionnelle. Les obligations concernées sont suspendues pendant la durée de l’événement, sans indemnité. Si l’interruption dure plus de trente jours, chaque partie peut résilier le contrat avec effet immédiat.

26. Rôle de Snapflat dans l’état des lieux

Snapflat est un outil de saisie et de mise en forme : l’état des lieux est établi par le client et les parties, qui en déterminent seuls le contenu. L’exploitant n’est partie ni au bail ni au constat, n’assiste pas à l’état des lieux et n’agit ni comme expert ni comme officier public ; il ne vérifie ni l’identité des signataires, ni l’état réel du logement, ni l’exactitude des relevés. L’envoi du PDF aux parties par e-mail ne garantit ni sa réception ni sa lecture : le client remet un exemplaire à chaque partie par un moyen dont il peut prouver la remise et respecte lui-même les délais du droit du bail (notamment l’avis des défauts selon l’art. 267a CO). En cas d’indisponibilité du service lors d’un rendez-vous, le client établit le constat par un autre moyen (article 13).

27. Langue

Les présentes conditions sont rédigées en français, en allemand, en italien et en anglais. En cas de divergence entre ces versions, la version française fait foi.

28. Propriété intellectuelle

Le logiciel Snapflat, sa marque, son interface, ses textes et ses éléments graphiques sont la propriété de Leologic Sàrl, titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle, qui exploite également le service. Le client reçoit un droit d’utilisation non exclusif et non transférable, limité à la durée de son abonnement et à l’utilisation normale du service ; aucun autre droit n’est cédé. Les données, photos et documents saisis par le client restent sa propriété.

Exploitant